ดร.ปิยะวัฒน์ จารุธนรัตน์กุล , C-DPO
ที่ปรึกษา HR & Performance Management ,PDPA
ความรักผูกพันของพนักงานที่มีต่อองค์กรหรือ Employee Engagement เป็นเรื่องที่หลายองค์กรในปัจจุบันให้ความสำคัญมากยิ่งขึ้น เพราะผู้บริหารเข้าใจดีถึงผลกระทบของความสัมพันธ์ดังกล่าวที่มีต่อประสิทธิภาพในการทำงานของบุคลากรและองค์กรโดยรวม ซึ่งในทางปฏิบัติหลายองค์กรก็ได้มีการสำรวจเพื่อวัดระดับความผูกพันดังกล่าว โดยอาจใช้แนวทางการสำรวจที่แตกต่างกันไป ขึ้นอยู่กับงบประมาณขององค์กรและแนวคิดที่ใช้ในการออกแบบประเด็นในการวัดของผู้ดำเนินการสำรวจ อย่างไรก็ตามพบว่าประเด็นในการสำรวจความผูกพันดังกล่าวก็ไม่มีความแตกต่างกันมากนัก โดยอาจแบ่งได้กว้างๆ เป็น 2 กลุ่มคือกลุ่มปัจจัยด้านความพึงพอใจของบุคลากร ซึ่งเป็นเรื่องที่ส่งผลต่อความรู้สึกพอใจของบุคลากรองค์กรจากสิ่งที่ดำเนินการโดยองค์กร เช่นวิธีการจ่ายค่าตอบแทน วิธีการสื่อสารภายใน การกำหนดขอบเขตหน้าที่และมอบหมายงาน เป็นต้น ส่วนปัจจัยอีกด้านหนึ่งคือปัจจัยด้านความผูกพันของบุคลากร ซึ่งเป็นเรื่องความรู้สึกที่เกิดขึ้นภายในตัวบุคลากรเอง อันเป็นผลเนื่องมาจากความพึงพอใจที่มีต่อเรื่องต่างๆ ที่องค์กรดำเนินการ หรือเรื่องที่องค์กรไม่สามารถควบคุมได้โดยตรง เช่นความเป็นผู้นำของหัวหน้างาน อย่างไรก็ตามการสำรวจความผูกพันของพนักงานที่มีต่อองค์กรดังกล่าว ก็ไม่ได้เป็นเครื่องมือที่สร้างเสริมความผูกพันโดยตัวมันเอง เนื่องจากการสำรวจนี้เป็นเพียงการตรวจสุขภาพองค์กร ว่าคนในองค์กรคิดเห็นอย่างไร รู้สึกอย่างไรต่อองค์กร การตรวจสุขภาพจึงต้องตามมาด้วยการหาทางป้องกันหรือรักษา เพราะหากตรวจแล้วไม่ลงมือป้องกันหรือแก้ไข อาการต่างๆ ก็ยังคงอยู่ และอาจจะลุกลามกลายเป็นโรคร้ายที่ยากในการแก้ไขในอนาคต
อย่างไรก็ตาม ยาที่จำเป็นในการป้องกันรักษาอาการที่ตรวจพบดังกล่าวก็มีหลากหลาย ซึ่งนักบริหารทรัพยากรบุคคลจะต้องจัดยาให้เหมาะสมกับปัจจัยประกอบต่างๆ อย่างรอบคอบ ทั้งนี้จากผลการวิจัยของ Dr.Teresa Amabile แห่งมหาวิทยาลัย Havard พบว่าความรู้สึกที่ดีของพนักงานต่อองค์กร มีความสัมพันธ์กับความรู้สึกว่างานที่ได้รับมอบหมายให้ทำนั้นมีความก้าวหน้า มีผลลัพธ์ขยับไปข้างหน้า ในทางตรงกันข้ามพนักงานจะรู้สึกไม่ดีต่อองค์กรหรือรู้สึกเบื่อหน่าย เมื่อพบว่างานของตนเองย่ำอยู่กับที่ วนเวียนวกวน หรือยากเกินไป ไม่มีใครใส่ใจ ไม่ได้รับการสนับสนุนจากหัวหน้างาน ซึ่งจากผลการวิจัยดังกล่าว หากพิจารณาเครื่องมือในการบริหารทรัพยากรบุคคลในปัจจุบัน จะพบว่าสามารถป้องกันรักษาได้ด้วยระบบ KPI และการจัดการผลการปฏิบัติงานหรือ Performance Management System (PMS) นั่นเอง
ระบบ KPI และการจัดการผลการปฏิบัติงาน เป็นแนวคิดที่พัฒนาอยู่บนหลักการวงจรคุณภาพ PDCA ของ Deming โดยมีเจตนาที่จะให้เป้าหมายขององค์กรและบุคลากรมีความสอดคล้องสนับสนุนกันและกันให้ประสบผลสำเร็จ ในขณะเดียวกันก็มีกลไกให้ผู้บริหาร หัวหน้างาน ลงไปติดตามให้การสนับสนุน ส่งเสริมผลการปฏิบัติงานของบุคลากรแต่ละคน ทำให้งานมีความคืบหน้าไปในทิศทางที่ต้องการ หรือหากเป้าหมายของงานนั้นยากเกินไป ก็สามารถพูดคุยกันเพื่อปรับแก้ให้เหมาะสมกับสถานการณ์ ซึ่งจะเห็นได้ว่าระบบดังกล่าวสามารถใช้ในการเพิ่ม Engagement ขององค์กรได้ แต่อย่างไรก็ตาม หากนักบริหารทรัพยากรบุคคลจะนำระบบดังกล่าวนี้มาใช้งาน ก็มีสิ่งที่ต้องระวังในกระบวนการออกแบบระบบ คือ
1.การกำหนดตัวชี้วัดผลสำเร็จหรือ KPI จะต้องพิจารณากำหนดให้มีความสอดคล้องกันระหว่างตำแหน่งงานต่างๆ ในทุกระดับภายในองค์กร โดยใช้แนวคิดเรื่อง BSC และ Value chain ภายในองค์กร ให้พิจารณาว่าตำแหน่งงานถัดไปเป็นลูกค้า สิ่งที่เราส่งมอบให้ลูกค้าทั้งภายในและภายนอกองค์กร ถือว่าเป็นปัจจัยวัดผลสำเร็จในการทำงาน การพิจารณาตามหลักการดังกล่าวจะช่วยป้องกันปัญหาการที่องค์กรมี KPI แต่เกิดปัญหาความขัดแย้งกันเองภายในองค์กร
2.การติดตามความก้าวหน้าของ KPI ที่มอบหมาย ซึ่งองค์กรจะต้องกำหนดให้หัวหน้างานต้องติดตามความก้าวหน้าจากข้อมูลผลงานที่เกิดขึ้น และร่วมพิจารณาหาทางแก้ไขปัญหาที่ผู้ปฏิบัติงานต้องเผชิญ ดังนั้นสิ่งที่สำคัญที่สุดในขั้นตอนนี้ก็คือข้อมูลหลักฐานที่เกิดขึ้นจากการปฏิบัติงาน ซึ่งจะต้องมีการบันทึก จัดเก็บให้ชัดเจน และองค์กรจะต้องไม่วัด KPI ที่ยังไม่สามารถเก็บข้อมูลได้ หรือเก็บข้อมูลได้ยากจนเป็นภาระของผู้ปฏิบัติงาน
3.การพัฒนาผู้ปฏิบัติงานเพื่อให้ทำงานสำเร็จ ซึ่งเป็นเจตนาของระบบ PMS โดยระบบดังกล่าวนี้ไม่ได้มุ่งเน้นที่การวัดผลงาน แต่มุ่งเน้นที่การผลักดันให้เป้าหมายที่กำหนดขึ้นมาเป็นจริง การวัดผลจึงเป็นเพียงผลพลอยได้ขั้นสุดท้ายเท่านั้น ดังนั้นการพัฒนาบุคลากรอย่างต่อเนื่องในระหว่างการปฏิบัติงานโดยวิธีการต่างๆ ขององค์กรและหัวหน้างานจึงเป็นสิ่งจำเป็น
4.การประเมินผลงานและให้รางวัลตอบแทน เป็นสิ่งที่จะต้องจัดให้มีความสัมพันธ์กัน ทั้งนี้หากองค์กรประเมินผลงานของพนักงาน (ซึ่งในระบบนี้พนักงานจะทราบผลคะแนนอยู่แล้วจากการติดตามผลงานในแต่ละช่วงเวลา) แต่องค์กรไม่ให้รางวัลตอบแทน หรือให้รางวัลที่ไม่สะท้อนผลงานจริงตามที่กำหนดไว้ สิ่งที่จะเกิดขึ้นคือพนักงานที่ทุ่มเทปฏิบัติงานกันมาตลอดปีก็จะหมดความเชื่อถือต่อองค์กร การออกแบบระบบ KPI&PMS จึงต้องมีความสัมพันธ์กับระบบการจ่ายค่าตอบแทนอย่างชัดเจน โปร่งใส อธิบายได้
ดังนั้นจะเห็นได้ว่าระบบ KPI และการจัดการผลการปฏิบัติงาน จะเป็นเครื่องมือที่ช่วยสร้างเสริม Engagement ของพนักงานได้อย่างเป็นระบบ แต่อย่างไรก็ตาม การใช้ระบบดังกล่าวก็จะมีรายละเอียดต่างๆ ที่ต้องระมัดระวังดังกล่าวแล้วข้างต้น ซึ่งนักบริหารทรัพยากรบุคคลจะต้องใส่ใจในขั้นตอนการพัฒนาระบบดังกล่าวในองค์กร เพื่อให้ระบบ KPI และการจัดการผลการปฏิบัติงาน เป็นเครื่องมือที่มีประสิทธิภาพในการสร้างเสริม Engagement ของบุคลากรได้อย่างแท้จริง