ดร.ปิยะวัฒน์  จารุธนรัตน์กุล , C-DPO
ที่ปรึกษา HR & Performance Management ,PDPA 

 

 

 จากการที่ได้มีโอกาสพูดคุยกับผู้บริหารในหลายๆ องค์กรในฐานะที่ปรึกษาการพัฒนาระบบทรัพยากรบุคคลคำถามที่มักถูกถามอยู่เสมอนั่นคือโครงสร้างเงินเดือนคืออะไร  ทำไมองค์กรต้องมี   ทำธุรกิจมาตั้งหลายสิบปีไม่มีโครงสร้างเงินเดือนก็ยังอยู่มาได้  ทำไมตอนนี้ถึงต้องมี  และถ้าไม่มีแล้วจะส่งผลกระทบต่อองค์กรอย่างไร  หรือมีแล้วจะเป็นประโยชน์ต่อองค์กรอย่างไร  ผู้เขียนจึงขออธิบายเพื่อตอบคำถามดังกล่าวข้างต้น  ทั้งในเชิงวิชาการและประสบการณ์  เพื่อแลกเปลี่ยนเรียนรู้ร่วมกันดังนี้

โครงสร้างเงินเดือนคืออะไร  

 

โครงสร้างเงินเดือนคือแนวทางในการจ่ายค่าตอบแทนการทำงานในรูปแบบที่เป็นเงินให้กับพนักงานในแต่ละตำแหน่ง  ซึ่งอาจจะกำหนดแนวทางดังกล่าวได้หลายรูปแบบ เช่น จ่ายให้ตามจำนวนชิ้นงานที่ทำได้  จ่ายให้ตามช่วงเวลาที่ทำงานให้  หรือจ่ายให้ตามความสามารถของผู้ปฏิบัติงานแต่ละคน  เป็นต้น  ทั้งนี้แนวทางการจ่ายเงินตอบแทนการทำงานดังกล่าวอาจมีการใช้รูปแบบที่ผสมผสานกันอย่างหลากหลายภายในองค์กร  แต่แนวทางที่เป็นที่นิยมใช้กันในปัจจุบันก็คือการจ่ายให้โดยอิงตามราคาค่าจ้างของตลาดแรงงาน   โดยการกำหนดอัตราการจ่ายเป็นช่วง  ตั้งแต่ขั้นต่ำและขั้นสูง  โดยให้ตำแหน่งงานต่างๆ ภายในองค์กรที่ใช้ความรู้ความสามารถและรับผิดชอบใกล้เคียงกันได้รับค่าจ้างในช่วงค่าจ้างเดียวกัน   ซึ่งเรียกว่าโครงสร้างเงินเดือนแบบช่วง (Rang Salary Structure)   ซึ่งการที่องค์กรสามารถดูแลเงินค่าตอบแทนให้กับงานที่มีลักษณะใกล้เคียงกันในนโยบายเดียวกัน  ก็จะส่งผลต่อการสร้างความรู้สึกว่ามีความเป็นธรรมภายในองค์กร  หรืออาจเรียกว่าความเท่าเทียมภายใน (Internal equity)  ทั้งนี้การรวบรวมจัดตำแหน่งงานต่างๆ ให้เป็นกลุ่มเดียวกันสามารถทำได้โดยการประเมินค่างาน  ซึ่งก็มีเทคนิคการดำเนินการที่หลากหลายเช่นกัน   

 

โครงสร้างเงินเดือนแบบช่วงกำหนดขึ้นมาได้อย่างไร

 

  เมื่อองค์กรสามารถสรุปได้แล้วว่าตำแหน่งงานต่างๆ ภายในองค์กร ตำแหน่งใดควรอยู่กลุ่มเดียวกัน  และจัดคัดแยกเป็นกลุ่มงานต่างๆ  ที่มีน้ำหนักหรือค่างานแตกต่างกันออกไป   เรียกว่าโครงสร้างตำแหน่ง  เช่น องค์กรอาจจะจัดกลุ่มงานได้เป็น  5  กลุ่ม เรียกว่างานระดับที่ 1 , 2 ,3 ,4 ,5  เป็นต้น   หลังจากนั้นองค์กรจะต้องหาข้อมูลเพื่อให้ทราบว่า ตำแหน่งงานในกลุ่มงานต่างๆ ดังกล่าว ในปัจจุบันมีการจ่ายค่าจ้างกันอยู่ที่ราคาเท่าไร   ข้อมูลโครงสร้างตำแหน่งนี้จะถูกนำไปเทียบเคียงกับข้อมูลการจ่ายค่าตอบแทนในตลาดแรงงานซึ่งจะปรากฏอยู่ในรายงานการสำรวจค่าจ้างประจำปีของสมาคมวิชาชีพต่างๆ    โดยในขั้นตอนนี้จะเป็นการพิจารณาว่าลักษณะงานของตำแหน่งต่างๆ ภายในแต่ละกลุ่มงานที่องค์กรเรามีอยู่  เมื่อพิจารณาในตลาดแรงงาน  ซึ่งเป็นธุรกิจเดียวกันหรือใกล้เคียงกับเรา หรืออาจอยู่ต่างธุรกิจ แต่อยู่ในพื้นที่เดียวกันและใช้คนลักษณะเดียวกัน   เขาจ่ายกันที่ราคาเท่าไร  ในระดับการจ่ายที่ราคากลางหรือสูงกว่าราคากลางของตลาดแรงงาน   ซึ่งเรียกว่านโยบายการจ่ายขององค์กร (Pay policy)  โดยองค์กรจะต้องกำหนดตำแหน่งการแข่งขันของตนเองว่าต้องการแข่งขันเรื่องการจ่ายเพื่อการจ้างงานในระดับใดของราคาตลาด  ซึ่งนโยบายการจ่ายดังกล่าวจะต้องคำนึงถึงความสามารถในการจ่ายขององค์กรประกอบกับความจำเป็นที่ต้องจ่าย   เพราะการตัดสินใจดังกล่าวจะส่งผลต่อต้นทุนการดำเนินงานขององค์กร   หลังจากนั้นก็จะนำราคาเฉลี่ยของตำแหน่งต่างๆ ภายในแต่ละกลุ่มงานมากำหนดเป็นอัตราที่องค์กรควรจ่ายให้กับบุคคลที่มีความสามารถเหมาะสมในการดำรงตำแหน่งนั้น   ซึ่งอาจมีการคำนวณระดับการจ่ายในอัตราที่ต่ำลงมาจากราคาที่เหมาะสมดังกล่าว  สำหรับจ่ายให้บุคคลที่ความสามารถยังไม่ถึงและคำนวณจ่ายในอัตราที่สูงกว่าอัตราที่เหมาะสม  สำหรับบุคคลที่มีความสามารถสูงกว่า  ซึ่งเรียกว่า Min – Mid – Max ของโครงสร้างเงินเดือนนั่นเอง

เมื่อมีโครงสร้างเงินเดือนแล้วนำมาใช้ประโยชน์อะไร  อย่างไร

  เมื่อองค์กรมีโครงสร้างเงินเดือนแล้ว แปลว่าองค์กรทราบถึงข้อมูลราคาการจ่ายที่เหมาะสมกับองค์กรในช่วงเวลาหนึ่งของตลาดแรงงาน  จากนั้นองค์กรจะต้องพิจารณาอัตราการจ่ายจริงของบุคลากรทุกคนที่ปฏิบัติงานอยู่ในตำแหน่งต่างๆ ว่าสิ่งที่จ่ายให้พนักงานในปัจจุบันนั้น   สอดคล้องกับตลาดแรงงานหรือโครงสร้างเงินเดือนขององค์กรหรือไม่  หากพบว่าจ่ายให้น้อยกว่า ก็ควรปรับเพิ่มให้อย่างน้อยเท่ากับขั้นต่ำของช่วงที่กำหนด  หรือหากมีใครบางคนได้รับเงินมากเกินโครงสร้างทีกำหนดซึ่งหมายความว่าปัจจุบันองค์กรกำลังจ่ายแพงเกินไปสำหรับงานลักษณะนั้นเมื่อเทียบกับตลาดแรงงานภายนอก  ก็ควรจะทำการควบคุมเพื่อมิให้การจ่ายค่าจ้างดังกล่าวยิ่งสูงมากขึ้นไปเรื่อยๆ  ซึ่งจะทำให้เป็นภาระขององค์กรในระยะยาวต่อไป  ทั้งนี้นอกจากองค์กรจะพิจารณาเงินเดือนของพนักงานในปัจจุบันให้สอดคล้องเหมาะสมกับโครงสร้างเงินเดือนใหม่แล้ว  เมื่อองค์กรจะจ้างพนักงานใหม่และต้องกำหนดค่าจ้างสำหรับจ้างคนใหม่  องค์กรก็สามารถใช้โครงสร้างเงินเดือนเป็นฐานในการเสนอจ้าง  ซึ่งจะทำให้สามารถเสนอจ้างได้ในราคาที่ไม่น้อยไปหรือมากไป  และสามารถแข่งขันได้กับตลาดแรงงาน   นอกจากนั้นเมื่อองค์กรมีการประเมินผลงานประจำปีก็สามารถใช้โครงสร้างเงินเดือนที่กำหนดขึ้นเป็นฐานในการคำนวณเพื่อปรับเพิ่มเงินเดือนได้อย่างชัดเจน 

ดังนั้นเมื่อทราบแล้วว่าโครงสร้างเงินเดือนคืออะไร  มาจากไหน  มีประโยชน์อย่างไร  หากถามว่าปัญหาที่จะเกิดขึ้นหากองค์กรไม่มีโครงสร้างเงินเดือน คืออะไร ก็จะสามารถสรุปได้ว่า

  ก.องค์กรจะไม่ทราบว่า ปัจจุบันการจ่ายเงินเดือนขององค์กรเทียบเท่าหรือแข่งขันได้หรือไม่กับตลาดแรงงาน

 ข. ในระยะยาว หากไม่มีโครงสร้างเงินเดือน จะทำให้เงินเดือนของบุคลากรจะเลื่อนไหลขึ้นไปเรื่อยๆ เนื่องจากมีการประเมินผลและปรับขึ้นเงินเดือนทุกปีโดยไม่มีเพดานกำกับ   ซึ่งสุดท้ายเงินเดือนที่องค์กรจ่ายอาจสูงมากเมื่อเทียบกับงานลักษณะเดียวกันที่คู่แข่งจ่ายให้

ค. องค์กรจะไม่สามารถดึงดูดบุคลากรใหม่ที่ต้องการได้ เนื่องจากอัตราที่เสนอจ้างไม่สามารถแข่งขันได้กับคู่แข่ง หรือในขณะเดียวกันบุคลากรเดิมที่มีความสามารถก็อาจจะถูกดึงตัวไปโดยคู่แข่งที่เสนอค่าตอบแทนที่สูงกว่า

 นอกจากนั้นหากองค์กรไม่มีโครงสร้างเงินเดือนย่อมสะท้อนให้เห็นว่าองค์กรไม่มีโครงสร้างตำแหน่ง (Position Structure)  ซึ่งเป็นผลที่ได้มาจากการรวบรวมตำแหน่งงานเป็นกลุ่มๆ  ซึ่งดำเนินการในขั้นตอนการพัฒนาโครงสร้างเงินเดือนตามที่กล่าวถึงแล้วข้างต้น   ซึ่งโครงสร้างตำแหน่งดังกล่าวจะใช้เป็นฐานในการกำหนดเส้นทางความก้าวหน้าในอาชีพ (Career path) ของบุคลากรภายใน  โดยโครงสร้างตำแหน่งนี้จะเป็นกรอบที่ใช้กำหนดว่าในแต่ละสายอาชีพ  ควรจะประกอบไปด้วยระดับตำแหน่งงานใดบ้าง   ควรจะเริ่มต้นขั้นต่ำสุดจากระดับไหน และเลื่อนขึ้นไปสู่ระดับสูงสุดของสายอาชีพนั้นๆ  ถึงระดับใด  ซึ่งการเติบโตในสายอาชีพนี้จะพิจารณาค่าจ้างจาก โครงสร้างเงินเดือนดังกล่าวแล้วข้างต้น  ว่าแต่ละระดับตำแหน่งควรจะได้รับเท่าไร   นอกจากนั้นโครงสร้างตำแหน่งยังจะเป็นฐานเพื่อใช้ในการกำหนดรายละเอียดอื่นๆ ของตำแหน่งงานในแต่ละระดับ  เช่น  เกณฑ์การเลื่อนระดับปรับไปสู่ตำแหน่งที่สูงขึ้น  การโอนย้าย   การประเมินผลการปฏิบัติงาน  การบริหารคนเก่ง (Talent management)  การกำหนดความรู้ ความสามารถ ทักษะที่จำเป็นของแต่ละระดับตำแหน่ง   ซึ่งสามารถเรียกองค์ประกอบต่างๆ เหล่านี้ในฐานะระบบงานอีกหนึ่งระบบ  นั่นคือระบบการบริหารความก้าวหน้าในอาชีพหรือ Career management นั่นเอง

 โดยสรุปหากผู้บริหารเข้าใจว่าโครงสร้างเงินเดือนคืออะไร และจะเป็นประโยชน์อย่างไรต่อองค์กร ก็จะเป็นคำตอบที่เพียงพอสำหรับคำถามที่ว่าเหตุใดองค์กรจึงต้องลงทุนเพื่อสร้างหรือพัฒนาระบบโครงสร้างเงินเดือนดังกล่าวให้มีประสิทธิภาพ  ชัดเจนและแข่งขันได้   เพื่อใช้เป็นเครื่องมือในการดึงดูด รักษา และจูงใจทรัพยากรมนุษย์ขององค์กรให้ทุ่มเทปฏิบัติงานอย่างมีความสุข  และได้ประสิทธิภาพสูงสุดต่อไป