ดร.ปิยะวัฒน์ จารุธนรัตน์กุล , C-DPO
ที่ปรึกษา HR & Performance Management ,PDPA
จากการที่ได้มีโอกาสพูดคุยกับผู้บริหารในหลายๆ องค์กรในฐานะที่ปรึกษาการพัฒนาระบบทรัพยากรบุคคลคำถามที่มักถูกถามอยู่เสมอนั่นคือโครงสร้างเงินเดือนคืออะไร ทำไมองค์กรต้องมี ทำธุรกิจมาตั้งหลายสิบปีไม่มีโครงสร้างเงินเดือนก็ยังอยู่มาได้ ทำไมตอนนี้ถึงต้องมี และถ้าไม่มีแล้วจะส่งผลกระทบต่อองค์กรอย่างไร หรือมีแล้วจะเป็นประโยชน์ต่อองค์กรอย่างไร ผู้เขียนจึงขออธิบายเพื่อตอบคำถามดังกล่าวข้างต้น ทั้งในเชิงวิชาการและประสบการณ์ เพื่อแลกเปลี่ยนเรียนรู้ร่วมกันดังนี้
โครงสร้างเงินเดือนคืออะไร
โครงสร้างเงินเดือนคือแนวทางในการจ่ายค่าตอบแทนการทำงานในรูปแบบที่เป็นเงินให้กับพนักงานในแต่ละตำแหน่ง ซึ่งอาจจะกำหนดแนวทางดังกล่าวได้หลายรูปแบบ เช่น จ่ายให้ตามจำนวนชิ้นงานที่ทำได้ จ่ายให้ตามช่วงเวลาที่ทำงานให้ หรือจ่ายให้ตามความสามารถของผู้ปฏิบัติงานแต่ละคน เป็นต้น ทั้งนี้แนวทางการจ่ายเงินตอบแทนการทำงานดังกล่าวอาจมีการใช้รูปแบบที่ผสมผสานกันอย่างหลากหลายภายในองค์กร แต่แนวทางที่เป็นที่นิยมใช้กันในปัจจุบันก็คือการจ่ายให้โดยอิงตามราคาค่าจ้างของตลาดแรงงาน โดยการกำหนดอัตราการจ่ายเป็นช่วง ตั้งแต่ขั้นต่ำและขั้นสูง โดยให้ตำแหน่งงานต่างๆ ภายในองค์กรที่ใช้ความรู้ความสามารถและรับผิดชอบใกล้เคียงกันได้รับค่าจ้างในช่วงค่าจ้างเดียวกัน ซึ่งเรียกว่าโครงสร้างเงินเดือนแบบช่วง (Rang Salary Structure) ซึ่งการที่องค์กรสามารถดูแลเงินค่าตอบแทนให้กับงานที่มีลักษณะใกล้เคียงกันในนโยบายเดียวกัน ก็จะส่งผลต่อการสร้างความรู้สึกว่ามีความเป็นธรรมภายในองค์กร หรืออาจเรียกว่าความเท่าเทียมภายใน (Internal equity) ทั้งนี้การรวบรวมจัดตำแหน่งงานต่างๆ ให้เป็นกลุ่มเดียวกันสามารถทำได้โดยการประเมินค่างาน ซึ่งก็มีเทคนิคการดำเนินการที่หลากหลายเช่นกัน
โครงสร้างเงินเดือนแบบช่วงกำหนดขึ้นมาได้อย่างไร
เมื่อองค์กรสามารถสรุปได้แล้วว่าตำแหน่งงานต่างๆ ภายในองค์กร ตำแหน่งใดควรอยู่กลุ่มเดียวกัน และจัดคัดแยกเป็นกลุ่มงานต่างๆ ที่มีน้ำหนักหรือค่างานแตกต่างกันออกไป เรียกว่าโครงสร้างตำแหน่ง เช่น องค์กรอาจจะจัดกลุ่มงานได้เป็น 5 กลุ่ม เรียกว่างานระดับที่ 1 , 2 ,3 ,4 ,5 เป็นต้น หลังจากนั้นองค์กรจะต้องหาข้อมูลเพื่อให้ทราบว่า ตำแหน่งงานในกลุ่มงานต่างๆ ดังกล่าว ในปัจจุบันมีการจ่ายค่าจ้างกันอยู่ที่ราคาเท่าไร ข้อมูลโครงสร้างตำแหน่งนี้จะถูกนำไปเทียบเคียงกับข้อมูลการจ่ายค่าตอบแทนในตลาดแรงงานซึ่งจะปรากฏอยู่ในรายงานการสำรวจค่าจ้างประจำปีของสมาคมวิชาชีพต่างๆ โดยในขั้นตอนนี้จะเป็นการพิจารณาว่าลักษณะงานของตำแหน่งต่างๆ ภายในแต่ละกลุ่มงานที่องค์กรเรามีอยู่ เมื่อพิจารณาในตลาดแรงงาน ซึ่งเป็นธุรกิจเดียวกันหรือใกล้เคียงกับเรา หรืออาจอยู่ต่างธุรกิจ แต่อยู่ในพื้นที่เดียวกันและใช้คนลักษณะเดียวกัน เขาจ่ายกันที่ราคาเท่าไร ในระดับการจ่ายที่ราคากลางหรือสูงกว่าราคากลางของตลาดแรงงาน ซึ่งเรียกว่านโยบายการจ่ายขององค์กร (Pay policy) โดยองค์กรจะต้องกำหนดตำแหน่งการแข่งขันของตนเองว่าต้องการแข่งขันเรื่องการจ่ายเพื่อการจ้างงานในระดับใดของราคาตลาด ซึ่งนโยบายการจ่ายดังกล่าวจะต้องคำนึงถึงความสามารถในการจ่ายขององค์กรประกอบกับความจำเป็นที่ต้องจ่าย เพราะการตัดสินใจดังกล่าวจะส่งผลต่อต้นทุนการดำเนินงานขององค์กร หลังจากนั้นก็จะนำราคาเฉลี่ยของตำแหน่งต่างๆ ภายในแต่ละกลุ่มงานมากำหนดเป็นอัตราที่องค์กรควรจ่ายให้กับบุคคลที่มีความสามารถเหมาะสมในการดำรงตำแหน่งนั้น ซึ่งอาจมีการคำนวณระดับการจ่ายในอัตราที่ต่ำลงมาจากราคาที่เหมาะสมดังกล่าว สำหรับจ่ายให้บุคคลที่ความสามารถยังไม่ถึงและคำนวณจ่ายในอัตราที่สูงกว่าอัตราที่เหมาะสม สำหรับบุคคลที่มีความสามารถสูงกว่า ซึ่งเรียกว่า Min – Mid – Max ของโครงสร้างเงินเดือนนั่นเอง
เมื่อมีโครงสร้างเงินเดือนแล้วนำมาใช้ประโยชน์อะไร อย่างไร
เมื่อองค์กรมีโครงสร้างเงินเดือนแล้ว แปลว่าองค์กรทราบถึงข้อมูลราคาการจ่ายที่เหมาะสมกับองค์กรในช่วงเวลาหนึ่งของตลาดแรงงาน จากนั้นองค์กรจะต้องพิจารณาอัตราการจ่ายจริงของบุคลากรทุกคนที่ปฏิบัติงานอยู่ในตำแหน่งต่างๆ ว่าสิ่งที่จ่ายให้พนักงานในปัจจุบันนั้น สอดคล้องกับตลาดแรงงานหรือโครงสร้างเงินเดือนขององค์กรหรือไม่ หากพบว่าจ่ายให้น้อยกว่า ก็ควรปรับเพิ่มให้อย่างน้อยเท่ากับขั้นต่ำของช่วงที่กำหนด หรือหากมีใครบางคนได้รับเงินมากเกินโครงสร้างทีกำหนดซึ่งหมายความว่าปัจจุบันองค์กรกำลังจ่ายแพงเกินไปสำหรับงานลักษณะนั้นเมื่อเทียบกับตลาดแรงงานภายนอก ก็ควรจะทำการควบคุมเพื่อมิให้การจ่ายค่าจ้างดังกล่าวยิ่งสูงมากขึ้นไปเรื่อยๆ ซึ่งจะทำให้เป็นภาระขององค์กรในระยะยาวต่อไป ทั้งนี้นอกจากองค์กรจะพิจารณาเงินเดือนของพนักงานในปัจจุบันให้สอดคล้องเหมาะสมกับโครงสร้างเงินเดือนใหม่แล้ว เมื่อองค์กรจะจ้างพนักงานใหม่และต้องกำหนดค่าจ้างสำหรับจ้างคนใหม่ องค์กรก็สามารถใช้โครงสร้างเงินเดือนเป็นฐานในการเสนอจ้าง ซึ่งจะทำให้สามารถเสนอจ้างได้ในราคาที่ไม่น้อยไปหรือมากไป และสามารถแข่งขันได้กับตลาดแรงงาน นอกจากนั้นเมื่อองค์กรมีการประเมินผลงานประจำปีก็สามารถใช้โครงสร้างเงินเดือนที่กำหนดขึ้นเป็นฐานในการคำนวณเพื่อปรับเพิ่มเงินเดือนได้อย่างชัดเจน
ก.องค์กรจะไม่ทราบว่า ปัจจุบันการจ่ายเงินเดือนขององค์กรเทียบเท่าหรือแข่งขันได้หรือไม่กับตลาดแรงงาน
ข. ในระยะยาว หากไม่มีโครงสร้างเงินเดือน จะทำให้เงินเดือนของบุคลากรจะเลื่อนไหลขึ้นไปเรื่อยๆ เนื่องจากมีการประเมินผลและปรับขึ้นเงินเดือนทุกปีโดยไม่มีเพดานกำกับ ซึ่งสุดท้ายเงินเดือนที่องค์กรจ่ายอาจสูงมากเมื่อเทียบกับงานลักษณะเดียวกันที่คู่แข่งจ่ายให้
ค. องค์กรจะไม่สามารถดึงดูดบุคลากรใหม่ที่ต้องการได้ เนื่องจากอัตราที่เสนอจ้างไม่สามารถแข่งขันได้กับคู่แข่ง หรือในขณะเดียวกันบุคลากรเดิมที่มีความสามารถก็อาจจะถูกดึงตัวไปโดยคู่แข่งที่เสนอค่าตอบแทนที่สูงกว่า
นอกจากนั้นหากองค์กรไม่มีโครงสร้างเงินเดือนย่อมสะท้อนให้เห็นว่าองค์กรไม่มีโครงสร้างตำแหน่ง (Position Structure) ซึ่งเป็นผลที่ได้มาจากการรวบรวมตำแหน่งงานเป็นกลุ่มๆ ซึ่งดำเนินการในขั้นตอนการพัฒนาโครงสร้างเงินเดือนตามที่กล่าวถึงแล้วข้างต้น ซึ่งโครงสร้างตำแหน่งดังกล่าวจะใช้เป็นฐานในการกำหนดเส้นทางความก้าวหน้าในอาชีพ (Career path) ของบุคลากรภายใน โดยโครงสร้างตำแหน่งนี้จะเป็นกรอบที่ใช้กำหนดว่าในแต่ละสายอาชีพ ควรจะประกอบไปด้วยระดับตำแหน่งงานใดบ้าง ควรจะเริ่มต้นขั้นต่ำสุดจากระดับไหน และเลื่อนขึ้นไปสู่ระดับสูงสุดของสายอาชีพนั้นๆ ถึงระดับใด ซึ่งการเติบโตในสายอาชีพนี้จะพิจารณาค่าจ้างจาก โครงสร้างเงินเดือนดังกล่าวแล้วข้างต้น ว่าแต่ละระดับตำแหน่งควรจะได้รับเท่าไร นอกจากนั้นโครงสร้างตำแหน่งยังจะเป็นฐานเพื่อใช้ในการกำหนดรายละเอียดอื่นๆ ของตำแหน่งงานในแต่ละระดับ เช่น เกณฑ์การเลื่อนระดับปรับไปสู่ตำแหน่งที่สูงขึ้น การโอนย้าย การประเมินผลการปฏิบัติงาน การบริหารคนเก่ง (Talent management) การกำหนดความรู้ ความสามารถ ทักษะที่จำเป็นของแต่ละระดับตำแหน่ง ซึ่งสามารถเรียกองค์ประกอบต่างๆ เหล่านี้ในฐานะระบบงานอีกหนึ่งระบบ นั่นคือระบบการบริหารความก้าวหน้าในอาชีพหรือ Career management นั่นเอง
โดยสรุปหากผู้บริหารเข้าใจว่าโครงสร้างเงินเดือนคืออะไร และจะเป็นประโยชน์อย่างไรต่อองค์กร ก็จะเป็นคำตอบที่เพียงพอสำหรับคำถามที่ว่าเหตุใดองค์กรจึงต้องลงทุนเพื่อสร้างหรือพัฒนาระบบโครงสร้างเงินเดือนดังกล่าวให้มีประสิทธิภาพ ชัดเจนและแข่งขันได้ เพื่อใช้เป็นเครื่องมือในการดึงดูด รักษา และจูงใจทรัพยากรมนุษย์ขององค์กรให้ทุ่มเทปฏิบัติงานอย่างมีความสุข และได้ประสิทธิภาพสูงสุดต่อไป