เรื่องเล็กๆ แต่สำคัญสำหรับการจัดฝึกอบรม

ดร.ปิยะวัฒน์  จารุธนรัตน์กุล 
Piyawat@thaihrm.com

ถ้าเราจะแบ่งบทบาทของเจ้าหน้าที่ฝึกอบรมออกกว้างๆ เราอาจแบ่งได้ 2 บทบาทคือบทบาทของนักวิชาการที่จะต้องทำการวิเคราะห์ความจำเป็นในการฝึกอบรมของทุกตำแหน่งงานและทุกคนในองค์กร รวมถึงการจัดเตรียมหลักสูตรต่างๆและอีกบทบาทหนึ่งคือบทบาทของนักจัดการฝึกอบรมซึ่งจะต้องใช้ทักษะในการประสานงานและการบริการ รวมถึงเรื่องอื่นๆ อีกมากมายตั้งแต่เริ่มต้นจัดเตรียมการอบรม ขณะอบรมและภายหลังการอบรม ซึ่งบทบาทตรงนี้จะเป็นอีกภารกิจหนึ่งที่แสดงถึงความเป็นมืออาชีพของเราได้ ถึงแม้ว่าเรื่องบางอย่างจะเป็นเรื่องเล็กๆ น้อย ยกตัวอย่างเช่น

1. การแจ้งยืนยันกำหนดการฝึกอบรมกับวิทยากร รวมถึงสถานที่จัด เส้นทางการเดินทาง อุปกรณ์ที่วิทยากรต้องใช้ เช่นวิทยากรต้องใช้ LCD Projector แต่เราเตรียมเครื่อง Over Head สำหรับฉายแผ่นใสเอาไว้ ก็จะต้องวิ่งจัดหากันให้วุ่นวาย เป็นต้น

2. การแจ้งยืนยันผู้เข้าร่วมอบรม อย่านึกว่าเราแจ้งหัวหน้าเขาไปแล้วหรือบอกเจ้าตัวไปแล้ว เขาจะจำได้ เพราะเมื่อถึงเวลาก็อาจมีการลืมได้ ดังนั้นจึงควรจะแจ้งกำหนดการให้ทราบอีกครั้งก่อนถึงวันอบรม มิฉะนั้นอาจเจอปัญหาว่ามีผู้เข้าร่วมไม่ถึงครึ่งหรือต้องรอกัน โทรตามกันเป็นที่วุ่นวายและเสียเวลา

3. ตรวจสอบความพร้อมของอุปกรณ์อำนวยความสะดวกต่างๆ ไม่ว่าจะเป็นเครื่องเสียง ไมโครโฟน ป้ายชื่อ เครื่องปรับอากาศ อาหารเบรก สิ่งเล็กๆ น้อยๆ เหล่านี้อาจจะส่งผลต่อบรรยากาศในการอบรมและเป็นเรื่องง่ายๆ ทีไม่ควรพลาด

4. การแนะนำวิทยากร เป็นอีกบทบาทหนึ่งที่จะต้องมีข้อมูลที่ถูกต้อง ไม่ว่าจะเป็นชื่อ ตำแหน่ง การศึกษา กรณีไม่แน่ใจว่าชื่อวิทยากรจะอ่านออกเสียงถูกต้องหรือไม่ ควรสอบถามตัววิทยากร เพราะการแนะนำประวัติวิทยากรให้ครบถ้วนจะส่งผลต่อการยอมรับและความเชื่อถือของผู้เข้ารับการอบรมต่อตัววิทยากร

5. การสังเกตบรรยากาศในการอบรมว่าเป็นอย่างไร ถ้าเจอปัญหาให้หาโอกาสกระซิบวิทยากรเช่นพบว่าวิทยากรพูดทับศัพท์ภาษาอังกฤษมากเกินไปในขณะที่ผู้เข้ารับการอบรมไม่เข้าใจ หรือเนื้อหาแน่นมากเกินไป หรือน้อยเกินไป จนทำให้ผู้เข้ารับการอบรมไม่สนใจเนื้อหา เราในฐานะผู้ประสานต้องคอยสังเกต ไม่ใช่ปล่อยห้องอบรมทิ้งไว้หรือนั่งเฉยทำตัวเป็นผู้เข้าอบรมเสียเอง

6. ทำตัวเป็นผู้ช่วยวิทยากร ในหลายครั้งวิทยากรมักจะมีกิจกรรมต่างๆ ในระหว่างการอบรมเช่นการทดสอบ การทำกรณีศึกษา ดังนั้นเราจะต้องทำตัวเป็นผู้ช่วยเพื่อให้กิจกรรมต่างๆ ดำเนินไปได้ด้วยความสะดวก

ตัวอย่างของสิ่งเล็กๆ น้อยๆ เหล่านี้เป็นสิ่งที่ไม่ควรมองข้ามและจะต้องตรวจสอบอย่างละเอียดและใส่ใจ เพื่อให้การจัดฝึกอบรมเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ

บทความอื่นๆ ในหมวดเดียวกัน

สมการบริหารคน สิ่งที่นักบริหารทุกคนต้องรู้

สมการบริหารคน สิ่งที่นักบริหารทุกคนต้องรู้

บริหารคน บริหารอะไร ?

บริหารคน บริหารอะไร ?

ขอบเขตของงานแรงงานสัมพันธ์

ขอบเขตของงานแรงงานสัมพันธ์

ตัวอย่างคำถามการสัมถาษณ์ผู้สมัครงาน

ตัวอย่างคำถามการสัมถาษณ์ผู้สมัครงาน

ความต้องการ & ความจำเป็นในการฝึกอบรม

ความต้องการ & ความจำเป็นในการฝึกอบรม

เรื่องเล็กๆ แต่สำคัญสำหรับการจัดฝึกอบรม

เรื่องเล็กๆ แต่สำคัญสำหรับการจัดฝึกอบรม

แรงงานสัมพันธ์ & พนักงานสัมพันธ์

แรงงานสัมพันธ์ & พนักงานสัมพันธ์

งาน Payroll คืออะไร

งาน Payroll คืออะไร

การบริหารงานบุคคล & ทรัพยากรมนุษย์ ?

การบริหารงานบุคคล & ทรัพยากรมนุษย์ ?

การสรรหาผู้สมัครจากสถาบันการศึกษา

การสรรหาผู้สมัครจากสถาบันการศึกษา