งาน Payroll คืออะไร

ดร.ปิยะวัฒน์  จารุธนรัตน์กุล 
Piyawat@thaihrm.com

เคยมีเพื่อนรุ่นพี่ท่านหนึ่งโทรศัพท์เข้ามาถามว่างาน Payroll เนี่ยเขาทำอะไรกันบ้าง ทั้งนี้เพราะโดยทั่วไปชาว HR เราจะได้รับการฝึกอบรมแต่เฉพาะเรื่องหลักๆ เช่น การสรรหาและคัดเลือก การฝึกอบรม การบริหารแรงงานสัมพันธ์ และบริหารค่าตอบแทน ซึ่งการบริหารค่าตอบแทนก็จะเรียนกันในเรื่องการโครงสร้างค่าจ้าง การวิเคราะห์งาน การประเมินผลงานเป็นต้น แต่ส่วนใหญ่แล้วก็จะไม่ค่อยทราบกันว่าแล้วขั้นตอนที่จะจ่ายเงินจริงๆ ให้กับพนักงานหรือ Payroll เขาทำกันอย่างไร

บังเอิญผู้เขียนได้มีโอกาสเข้าไปร่วมงานและจัดทำระบบการจ่ายเงินเดือนให้กับบริษัทหนึ่ง จึงทำให้ถูกบังคับกลายๆ ให้ต้องศึกษาเรื่องดังกล่าวให้เข้าใจ ซึ่งเมื่อผ่านช่วงดังกล่าวมาแล้วก็ทำให้มองเห็นภาพรวมของงาน Payroll และสามารถสรุปได้ว่างาน Payroll ประกอบไปด้วยสองขั้นตอนหลักๆ คืองานด้านการบันทึกเวลาการทำงานและงานด้านการคำนวณจ่ายและหักเงินพนักงาน โดยแต่ละส่วนประกอบไปด้วยรายละเอียดดังนี้

1. งานด้านการบันทึกเวลาการทำงาน ( Time attendance ) เป็นงานเรื่องการจัดเก็บข้อมูลเวลาที่พนักงานแต่ละคน เริ่มทำงาน เลิกงาน มาสาย ขาดงาน ออกก่อน ลางาน เริ่มทำงานล่วงเวลาและเวลาสิ้นสุด เป็นต้น ซึ่งวิธีการบันทึกข้อมูลดังกล่าวก็ขึ้นอยู่กับความพร้อมของแต่ละบริษัทเช่นบางบริษัทอาจจะใช้การลงชื่อในแบบฟอร์ม บางบริษัทอาจใช้บัตรตอก หรือบางบริษัทอาจใช้บัตรบาร์โค๊ด ทั้งนี้รวมไปถึงการให้พนักงานบันทึกการลาในใบลา และบันทึกเวลาทำงานล่วงเวลาในแบบฟอร์มขอทำงานล่วงเวลา หรือบางบริษัทที่ไฮเทคหน่อยก็อาจให้พนักงานบันทึกข้อมูลดังกล่าวผ่านระบบ Intranet เป็นต้น สำหรับหน้าที่ของเจ้าหน้าที่ HR ในเรื่องดังกล่าวคือการทำข้อมูลสรุปประจำเดือนว่าพนักงานแต่ละคนมีเวลาการทำงานอย่างไร มาทำงานกี่วัน สายกี่วัน ขาดงานกี่วัน มีจำนวนชั่วโมงทำงานล่วงเวลากี่ชั่วโมง เพื่อใช้ข้อมูลดังกล่าวมาคำนวณจ่ายค่าจ้าง ทั้งนี้เนื่องจากค่าจ้างพนักงานแต่ละคนจะจ่ายตามเวลาการทำงานนั่นเอง เช่นบางตำแหน่งจ่ายเป็นรายวัน ถ้าไม่มาก็ไม่ได้ค่าจ้าง หรือบางบริษัทถ้ามาสายก็มีการหักค่าจ้างตามเวลาที่มาสาย หรือการลาบางประเภทเช่นลากิจก็ไม่ได้ค่าจ้าง ทั้งนี้รวมถึงค่าล่วงเวลาที่บริษัทจะต้องจ่ายตามอัตราที่กฎหมายกำหนด ซึ่งจะได้มากน้อยก็ขึ้นอยู่กับข้อมูลจำนวนเวลาที่พนักงานทำงานล่วงนั่นเอง หลังจากนั้นข้อมูลทั้งหมดก็จะถูกส่งไปสู่ขั้นตอนการคำนวณจ่ายและหักเงินพนักงาน

2. งานด้านการคำนวณจ่ายและหักเงินพนักงาน เป็นขั้นตอนสำคัญที่จะได้มาซึ่งผลลัพธ์ในแต่ละเดือนว่าพนักงานแต่ละคนจะได้ค่าจ้างเท่าไหร่ โดยขั้นตอนนี้จะต้องใช้ข้อมูลเวลาทำงานดังกล่าวข้างต้นมาประกอบการคำนวณ ซึ่งในการคำนวณอาจจะต้องใช้โปรแกรมคอมพิงเตอร์เข้าช่วย ทั้งนี้โปรแกรมดังกล่าวอาจมีระดับของความซับซ้อนแตกต่างกันไปตามแต่ละบริษัทผู้ผลิตโปรแกรม หรือเราอาจจะประยุกต์ใช้โปรแกรม EXCEL ก็ได้ตามสะดวก แต่แนะนำให้ใช้โปรแกรมสำเร็จรูปดีกว่าเพราะจะไดไม่ยุ่งยากเรื่องการพิมพ์แบบฟอร์มต่างๆ เช่น Slip เงินเดือน ใบรับรองการหักภาษี รายงานการนำส่งเงินประกันสังคม เป็นต้น สำหรับการคำนวณดังกล่าวจะได้ผลลัพธ์ออกมาสองประเภทคือ

- ข้อมูลรายได้ของพนักงาน เช่นเงินเดือน ค่าทำงานล่วงเวลา ค่าทำงานวันหยุด ค่าตำแหน่ง เบี้ยเลี้ยง ค่าน้ำมัน ค่าเดินทาง ค่าครองชีพ โบนัส คอมมิชชั่น

- ข้อมูลรายจ่ายของพนักงาน เช่น ภาษี การหักขาดงาน การหักมาสาย หักจ่ายกองทุนประกันสังคม หักจ่ายกองทุนสำรองเลี้ยงชีพ เป็นต้น ทั้งนี้รายการหักและจ่ายของแต่ละบริษัทย่อมแตกต่างกันออกไปตามระเบียบภายในของตน ยกเว้นสิ่งที่ต้องหักและจ่ายที่กำหนดขึ้นตามกฎหมาย หลังจากนั้นก็ถึงขั้นการจ่ายเงินจริงๆ ซึ่งโดยทั่วไปก็จะส่งให้ธนาคารจ่ายผ่านเครื่อง ATM หรือใครจะจ่ายเงินสดก็แล้วแต่สะดวก

จากภาพรวมข้างต้นผู้เขียนเชื่อว่าน่าจะทำให้ท่านมองเห็นภาพได้ชัดเจนขึ้นว่า “งาน Payroll คืออะไร” และน่าจะเป็นประโยชน์ในการทำงานของท่านต่อไป

บทความอื่นๆ ในหมวดเดียวกัน

สมการบริหารคน สิ่งที่นักบริหารทุกคนต้องรู้

สมการบริหารคน สิ่งที่นักบริหารทุกคนต้องรู้

บริหารคน บริหารอะไร ?

บริหารคน บริหารอะไร ?

ขอบเขตของงานแรงงานสัมพันธ์

ขอบเขตของงานแรงงานสัมพันธ์

ตัวอย่างคำถามการสัมถาษณ์ผู้สมัครงาน

ตัวอย่างคำถามการสัมถาษณ์ผู้สมัครงาน

ความต้องการ & ความจำเป็นในการฝึกอบรม

ความต้องการ & ความจำเป็นในการฝึกอบรม

เรื่องเล็กๆ แต่สำคัญสำหรับการจัดฝึกอบรม

เรื่องเล็กๆ แต่สำคัญสำหรับการจัดฝึกอบรม

แรงงานสัมพันธ์ & พนักงานสัมพันธ์

แรงงานสัมพันธ์ & พนักงานสัมพันธ์

งาน Payroll คืออะไร

งาน Payroll คืออะไร

การบริหารงานบุคคล & ทรัพยากรมนุษย์ ?

การบริหารงานบุคคล & ทรัพยากรมนุษย์ ?

การสรรหาผู้สมัครจากสถาบันการศึกษา

การสรรหาผู้สมัครจากสถาบันการศึกษา